翼校通  
     
使用指引

办公OA

1. 日常办公 

  1.1工作流转 

  工作流转是日常办公中最常使用的功能,首先将日常使用的申请表单电子化、审批流程自动化,形成自动、智能流转的表单。 

  1.2印章管理 

  提供印章的管理功能,通过授权,拥有权限的人可以在表单的审批中使用印章,而且印章加了密码保护功能。 

  1.3收文管理 

  主要用于收到外单位文件的流程管理。 

  1.4收文申请 

  当收到新的外来单位的文件而又需要审批并分发时,可以在这里递交收文申请,填写完申请资料后,点击提交按钮,系统会自动提交到指定的办理人那里进行审批。 

  1.5待办收文 

  当有最新的收文到来时,系统会自动将需要你审批的收文放置在待办收文中,你可以在这里进行收文审批。还可以设置手机短信提醒。 

  填写公文办理的相关信息,如办理意见、附件、下一步办理人、接收人等,点击“完成办理”即可自动流转到相应的办理人办理。 

  1.6收文查询 

  该栏目可以提供对申请的收文查询功能,你可以在这里对你申请的、或者参与办理的收文提供查询管理功能。 

  1.7管理监控 

  可以对所有收文进行查询和监控管理,使上级对下级的收文审批情况能适时了解,便于工作的管理和高效率。 

  1.8收文分发 

  提供对需要发送的收文统一管理,可以在这里对收文进行分文处理。 

  1.9收文二次分发 

  用户可以查询到某一时间段内收文的情况,该用户可以对收到的收文进行签收,如果系统设置允许二次发文,还可以把自己收到的收文发送出去。 

  1.10委托办理 

  我的委托 

  当自己由于出差或请假,不能及时办理收文时,可以设置委托别人暂时代办该项工作,只需设置委托生效的时间、被委托人及委托说明即可;如果被委托人接收该委托后,那么原来需流到自己办理的收文会自动流到被委托人那里办理,并会有相应的显示该收文为委托办理的收文。 

  接受委托 

  提供接受的委托查询,可在这里接收别人的委托,接收委托后,那么原来需流到委托人办理的收文会自动流到自己这里办理,并会有相应的显示该收文为委托办理的收文。 

  1.11发文管理 

  主要用于教育局、镇区教办或学校自己发文件的流程管理(红头文件)。可以提供模板的功能,发文时填写文件号、内容、文件标题、主送部门、抄送部门、选择下一步办理人、发文内容、上传发文文件即可,发文文件根据模板格式填写即可,这样公文格式一致,更方便办理人的审批、查阅、签收、分发及管理等。可以根据实际发文的流程进行审批、传阅、签收等。 

  1.12发文申请 

  当有新的文件(红头文件)需要审批并分发时,可以在这里递交发文申请,填写完申请资料后,点击完成按钮,系统会自动提交到指定的办理人那里进行审批。 

  1.13待办发文 

  把需要自己办理的发文统一放置在该栏目,可进入对这些发文进行办理。 

  1.14发文查询 

  可查询自己申请的或参与的发文申请。对于自己申请的发文,还可进行催办。可按公文标题、公文状态、文件号、发文单位、申请人、申请部门、发文时间、紧急状态等条件组合查询,可以快速查找到自己想查询的发文。 

  1.15发文监控 

  领导可监控所有发文,即使没有进行申请或参与发文也可清楚了解所有发文,便于对发文的管理,及了解教育局、各镇区及相关部门的发文情况,更有利于对教育工作的管理。 

  1.16协办管理 

  该模块包含有新建协办、拟办协办、发出协办、协办办理、协办验收、紧急协办、催办协办、协办监控、协办交流共9个功能模块 

  1.17工作报告 

  记录员工每天的工作情况,向上级发送工作报告记录,便于上级对下级工作情况的了解和管理。 

  1.18计划/总结 

  提供对工作计划与工作总结的统一管理功能,工作计划可按单位、学校等,计划按照学期计划(可自定义设置不同的类型)进行分类管理,学期计划又按年份和第一学期与第二学期进行区分;工作总结按单位、学校等,总结按照学期总结(可自定义设置不同的类型)进行分类管理,学期总结又按又按年份和第一学期与第二学期进行区分;在编辑计划或总结时提供附件上传、计划/总结内容、超文本编辑、计划共享及回复交流的功能。并且可以按需要共享。 

  1.19调查管理 

  在参与调查中,可以接收参与调查的数据信息资料,参与填写调查数据、数据自动统计及评分。 

  1.20活动管理 

  对活动进行管理,其中有集体活动、我的活动、活动管理 

 

2、交流互动 

  提供信息交流互动的平台,分为公告、论坛、邮件、留言板、即时信息、发送消息,共6个功能模块。 

  2.1公告 

  通过查看记录可以清楚了解到那些人已经查看公告,什么时候查看;那些人还没有查看公告,还可以对没有查看公告的人进行公告催看,催看后会收到短信提醒。 

  2.2论坛 

  提供教师交流社区,包含论坛版块的设置,版主授权,文章、灌水数的控制,签名档的设置,发帖、跟帖、回复等基本处理功能,达到交流的目的,并有助于教学信息交流。 

  2.3 邮件 

  包含基本的邮件收发、草稿箱、废纸箱、签名档、通讯组设置、邮件空间管理等功能。OA平台内部使用的邮件系统,仅限于OA系统内部人员管理使用,不用依赖外部服务器进行邮件转发,邮件在发送后就可即时到达对方信箱,故邮件系统非常安全高效。 

  发邮件人可以清楚知道收件人查看邮件的状态,表示未阅读,表示已阅读,并且可知道是什么时候阅读的,可以通过对未读邮件的人进行催看,也可以对选择人员进行催看,表示已经催看过的,这样就更加人性化。 

  2.4 留言板(意见箱) 

  提供部门回馈信息的管理功能,员工可针对个人或部门填写工作上的反馈意见,接收者可以对反馈留言进行回复与跟帖,该系统对增进部门间的互动与交流提供了很好的支持。 

  2.5 即时信息 

  类似与企业版QQ功能。可以与当前在线人员进行即时沟通。 

  2.6 发送消息 

  可以选择具体员工对象并向其发送系统消息。可直接在从系统成员中选择接收者,也可以直接输入接收者的姓名或帐号。 

 

3、信息管理 

  提供辅助办公的功能,具体分为网络硬盘、受管控文档、名片管理、网络书签、相册管理、组织架构共6个功能模块 

  3.1 网络硬盘 

  具有网络硬盘的功能,整个文件夹分为个人文件夹、部门文件夹、公共文件夹3类,文件夹管理者可以创建文件夹,上传和修改文件,并能将文件共享给他人使用,并提供详细的文件查找功能。 

  3.2 受管控文档 

  创建库文档,依照ISO9001标准,提供完整的文档版本管理控制和修订功能,并可将文档授权给特定用户、特定部门和特定人员查看使用(只能查看,不能复制、下载、打印)。 

  3.3 名片管理 

  提供名片夹的创建、名片录入及管理查询功能,名片分为公共名片夹和私人名片夹两种,公共名片夹用于所有人都能看到的共享资源,私人名片夹记录个人名片信息,名片的管理者可以将名片共享给其他人进行查看,并与邮件系统有效结合,提供邮件通讯录的支持。 

  3.4 网络书签 

  相当于网络收藏夹,分为个人书签和公共书签两类,员工可以根据实际需要,将一些有价值的网址信息记录在书签夹中进行管理,提供网络收藏夹所具备的创建、修改、删除功能,并能将收藏夹共享给其他人查看使用。 

  3.5 相册管理 

  整个相册分为我的相册、公开相册、共享相册3类,相册管理者可以创建相册,上传和修改相片,并能将相册共享给他人使用,并提供详细的文件查找功能。 

  3.6 组织架构 

  可根据实际情况设珠海教育的架构,并根据不同的角色进行相应的授权。 

 

PDA掌上办公 

  [日常办公]:公文审批、协办管理、公告、工作报告 

  [信息交流]:在线员工、内部邮件、短信平台、系统消息 

  [信息查询]:今日日程、名片查询、号码薄、书签查询   

  【短信平台】 

  1. 短信平台 

  提供群发手机短信功能;提供工作办理短信提醒。 

  可发送手机短信到绑定用户的手机上,这样可以当用户没有登录该协同管理平台时也能进行信息的交流。 

  发送的方式:可手动发送信息,只需要录入短信内容即可发送短信;也可设置系统发送的短信,其中系统发送的短信提醒包括有工作、公文、协办等。 

  可以通过选择,把系统成员设置为短信接收者,或从号码薄(可以建立学生的号码薄)中选择接收者,也可以直接在名片列表中直接输入或从自己的名片管理中选择短信接收者。 

  2. 天翼家校通短信 

  “天翼家校通短信”功能,主要是针对给学生家长发送短信,可以更加方便、快捷给学生家长发送短信。 

  根据不同发送需要选择不同的发送方式: 

  1、统一发送:方便对所有班级学生家长发短信。(也可针对不同的班发送不同的短信内容) 

  2、快速发送:针对一个班发送学生家长短信。(也可针对不同的学生发送不同的短信内容) 

  3、点击发送:也是针对一个班发送学生家长短信。主要用于固定评语则比较方便。(也可针对不同的学生发送不同短信内容) 

  注:短信评语老师可以在评语管理中自定义设置。 

  【家校互动】 

  1. 成绩管理 

  它对学校学生成绩进行集中管理,具有较强的数据收集、分析能力,能为学校制定符合实际情况的教学计划、教学策略、实施因材施教提供重要的参考数据。 

  2. 新闻系统 

  新闻系统是学校或者相关人员发布信息,学生、家长可通过该平台了解学校最新通知、告示;从而加强学生、家长与学校的沟通。让家长对学校动态了如指掌。 

  3. 作业管理 

  方便老师布置、批改作业及学生提交作业,并且为学生、老师提供网上提问与答疑的平台,更好地、及时地解决学生在学习过程存在的疑问,把教育从课堂、学校延伸到更广阔的空间,从而大大提供教学的质量。并提供强大的统计功能,统计学生交作业情况及老师评分情况。 

  4. 课堂管理系统 

  课堂管理系统解决老师的考勤、学生的考勤,并与短信平台有效结合,可以给家长及时汇报孩子的课堂表现与学习情况等,提供强大的数据报表统计功能,学校领导可以通过该系统实时监控所有老师、学生的课堂情况,为老师的年度考评、学生的学期总评提供有效的依据。 

  5. 督导评估系统 

  通过学校督导评估系统提高督导工作的针对性、实效性,实行在线督导评估,改变以往督导评估工作注重终结性评估、评估手段单一的做法,加强过程督导 

  6. 学生成长档案系统 

  学生成长档案袋系统是根据市档案局要求学校每学年收集的资料目录设定的一个在线资料收集、管理的系统。它通过学校档案管理人员进行档案资料的在线上传、收集,实现对档案的分区、分类科学管理和资源的高度共享,有效提高了档案资料的使用率。